2　職員は、事務の処理に当たつては正確を期し、かつ、迅速に行うよう努めなければならない。

2　文書管理者は、行政文書の管理が適正かつ円滑に行われるよう、次条に規定する文書管理主任に対し、必要な指導を行うことができる。

2　文書管理主任は、文書管理者を補佐し、行政文書の管理に関し事務局の職員を指導監督するとともに、次に掲げる事務を管理しなければならない。

2　文書管理担当者は、文書管理主任の指示を受け、前条第二項の事務を処理する。

2　行政文書は、ていねいに取り扱うとともに、常に整理し、その所在を明確にしておかなければならない。

3　秘密を要する行政文書は、特に細密な注意を払つて取り扱い、部外の者又は関係職員以外の者の目に触れる場所に置いてはならない。

4　行政文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、文書管理者の許可を受けた場合は、この限りではない。

2　文書分類基準は、大分類、中分類及び小分類から成る階層構造とし、小分類の下に関連する行政文書のまとまりを管理の単位として類型化した行政文書ファイル名を設けるものとする。

3　行政文書は、作成年度ごとに文書分類基準に従い分類して管理しなければならない。

2　不利益処分についての審査請求に関する行政文書には記号の後に「審」の文字を、勤務条件に関する措置の要求に関する行政文書には記号の後に「措」の文字をそれぞれ付けなければならない。

2　人事委員会規則、告示及び訓令並びに不利益処分についての審査請求に関する行政文書及び勤務条件に関する措置の要求に関する行政文書について、第一項の番号のほかに、その行政文書の種類ごとに毎年一月一日を起番とする番号を付けなければならない。

3　前二項の場合において、必要なときは、番号に枝番号を付けて用いることができる。

2　前項の登録において、公開件名については件名から情報公開条例第八条各号に規定する不開示情報を除いたものを登録するものとする。また、開示区分を一部開示又は不開示としたときは、不開示とする理由を登録するものとする。

2　電話、面談その他の方法により得た情報に基づき作成した行政文書は、この訓令の適用において事務局に直接到達した文書等とみなす。

3　事務局が受領した文書等のうち、事務局の所掌事務に属さないものがあるときは、直ちに当該文書等の発送者に返還又は当該文書等の内容に係る事務等を所掌する機関に転送するものとする。

4　文書管理担当者は、受領した文書等を直ちに当該文書の内容に係る事務等を所掌する主任者(以下「主任者」という。)に配布しなければならない。

5　主任者は、受領し、又は配布を受けた行政文書を直ちに収受しなければならない。

6　主任者は、前項の行政文書のうち特に重要なものについては、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理方針について指示を受けなければならない。

7　主任者は、紙文書を収受したときは、収受印を押印し、文書管理システムに登録された収受年月日及び番号を記入しなければならない。ただし、紙文書を電子文書として文書管理システムに登録したときは、この限りでない。

8　前項ただし書の規定により、主任者は、紙文書を電子文書として登録したときは、当該紙文書の内容が軽易であるときは、これを廃棄することができる。

2　行政文書は、次に掲げるものを除き、すべて左横書きにより作成するものとする。

3　行政文書は、日本産業規格A列四判を基準として作成しなければならない。

2　前項の規定による起案をする場合において、添付文書が文書又は図画であるときは、当該添付文書をスキャナにより読み取る方法その他これに類する方法により電磁的記録を作成し、これを添付しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、添付文書が次のいずれかに該当する場合には、当該添付文書は、文書管理システムにより作成し出力した添付文書管理票に添付するものとする。

4　第一項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあつては、当該各号に定める方法により行うことができる。

2　発信者名は、委員会名を用いる場合を除き、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。

2　山梨県財務規則の定めるところにより関係部課長の承認を受けることとされている起案文書については、関係する部課長に合議しなければならない。

3　第十七条第一項に規定する方法により作成された起案文書の回議又は合議は、文書管理システムを利用して行うものとする。

4　前項の場合において、第十七条第三項の規定により紙文書の添付文書を起案文書に添付して行う起案文書の回議又は合議にあつては、文書管理システムを利用して行うとともに、添付文書管理票及び添付文書を回付して行うものとする。

5　第十七条第四項第一号又は第二号に規定する方法により作成された起案文書の回議又は合議は、紙文書を回付して行うものとする。

6　前二項の場合において、起案文書の内容が重要である場合又は起案文書の決裁を至急受けなければならない場合にあつては、当該起案文書を携帯し、回議又は合議を行うことができる。

2　文書管理システムを利用して回議し、又は合議した起案を修正した場合において、修正を行つた者は必要な事項を文書管理システムに登録しなければならない。

3　紙文書の起案を修正した場合において、修正を行つた者は修正を行つた部分に押印しなければならない。ただし、当該修正が用字、用語、文体等の形式上のものにあつては、この限りではない。

4　合議した起案が重大な修正を受けて決裁されたとき又は起案が廃案になつたときは、起案者は修正前に合議に付した者にその旨を連絡しなければならない。

2　山梨県人事委員会事務局組織規則(昭和三十二年山梨県人事委員会規則第五号)第七条の規定による後閲は、文書管理システムを利用して行つた代決にあつては当該起案文書を決裁権限を有する者に供覧することにより行い、紙文書の起案文書を回付して行つた代決にあつては当該起案文書に「要後閲」の文字を記載し速やかに決裁権限を有する者にこれを回付し確認をした旨の押印又は署名を受けることにより行う。

2　前項の規定による供覧をする場合において、添付文書が文書又は図画であるときは、当該添付文書をスキャナにより読み取る方法その他これに類する方法により電磁的記録を作成し、これを添付しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、添付文書が次のいずれかに該当する場合には、当該添付文書は、文書管理システムにより作成し出力した供覧用紙に添付するものとする。

4　第一項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあつては、当該各号に定める方法により行うことができる。

5　前項第一号に規定する方法により作成された行政文書の供覧は、当該行政文書を確認させる必要がある者に順次回付して行うものとする。

6　前項の場合において、行政文書の内容が重要である場合にあつては、当該行政文書を携帯し、確認させる必要がある者の閲覧に供し、供覧することができる。

2　行政文書の施行は、法令その他特別の定めがある場合を除き、行政文書を相手方に発送することにより行うものとする。

3　前項の施行において、行政文書の発信者名は、委員会委員長名(特に必要があるものは委員会名)を用いるものとする。ただし、官公署、団体等に対して発するもので軽易なものは事務局長名を、特に軽易な照会、回答等については次長名を用いることができる。この場合において、委員会名を用いる場合を除き、発信者名には、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。

4　第二項の施行において、特別な理由がある場合を除き、発送する行政文書に記号及び番号並びに発送する日を表示しなければならない。

2　前項に規定する場合を除くほか、行政文書を発送する場合にあつては、公印を押印しなければならない。

3　前二項の規定にかかわらず、次に掲げる行政文書には、電子署名又は公印の押印を省略することができる。

4　前項の規定により公印の押印を省略する場合において、当該行政文書が県の機関以外のものに対して発するものであるときは、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をしなければならない。

2　紙文書は、保存期間が一年未満のもの及び特別な理由があり他の方法により整理することとされているものを除き、次に定めるところにより、行政文書ホルダーに整理しなければならない。

3　行政文書は、文書管理システム内に保管する外、文書管理主任が指定する場所に保管しなければならない。

2　行政文書の保存期間の基準等は、山梨県行政文書管理規程(平成十八年山梨県訓令甲第七号)の例による。

3　文書管理主任は、行政文書の保存期間を基準とし、行政文書ファイルごとに保存期間を定めるものとする。

4　主任者は、行政文書を作成し又は取得したときは、前項の行政文書ファイルごとの保存期間に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定し、及び当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存しなければならない。この場合において、使用又は保存に耐えない場合には、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成するものとする。

5　前項の保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる行政文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める日とする。

6　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる行政文書の第四項の保存期間が満了する日は、それぞれ当該各号に定める日とする。

7　次の各号に掲げる行政文書については、前二項の保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長しなければならない。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存しなければならない。

8　文書管理主任は、保存期間が満了した行政文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長するものとする。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

9　第一項の規定にかかわらず、文書管理主任は、常時使用する必要があると認める行政文書を必要と認める期間保存することができる。

10　行政文書の保存は、文書管理システムにより行うものとする。ただし、紙文書及び文書管理システムにより保存ができない電子文書にあつては、事務局において保存するものとする。

11　主任者は、行政文書の保存を適正に行うため、保存期間が一年以上の行政文書について、文書管理システムを利用して、行政文書ファイル管理簿・行政文書索引を作成し、行政文書ホルダーに付けなければならない。

2　文書管理者は、所掌する事務等の分掌が変更され委員会の事務等でなくなつたときは、速やかに当該事務等を新たに所掌する機関に、事務局において保管し、又は保存している当該事務等に関する行政文書を移管しなければならない。

2　主任者は、行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときは、文書管理者の承認を受けて廃棄することができる。この場合において、主任者は、当該特別の理由及び廃棄する年月日を記載した記録を作成しなければならない。

3　主任者は、前二項の規定により文書管理者の承認を受けようとするときは、廃棄する行政文書の一覧表を作成し、文書管理主任の承認を受けなければならない。

4　行政文書を廃棄しようとするときは、情報公開条例第八条に定める不開示事項の漏えい及び他に転用されるおそれのない方法により、これを処分しなければならない。

5　行政文書の廃棄は、文書管理システムに必要な事項を登録して行うものとする。

2　職員き章は、左えり又は左胸につけるものとする。

3　職員き章は、新たに職員となつたときに交付する。

4　職員き章は、譲渡し、及び貸与してはならない。

5　職員き章は、職員でなくなつたときは、速やかに次長に返納しなければならない。

6　職員は、職員き章を紛失し、又は破損して再交付を受けようとするときは、職員き章再交付願に、破損の場合にあつては当該職員き章を添えて、次長に提出しなければならない。

2　職員は、身分証明書の記載事項に異動が生じたときは、速やかに当該事項異動欄に自ら書換えのうえ、次長(事務局長及び次長にあつては事務局長)の検印を受けなければならない。

3　職員は、身分証明書を紛失し、汚損し、又は前項の場合において異動欄に書換えができなくなつたときで再交付を受けようとするときは、身分証明書再交付願に、身分証明書を紛失した場合を除き、当該身分証明書を添えて次長に提出しなければならない。

4　前条第三項から第五項までの規定は、身分証明書の交付等について準用する。

2　職員は、執務の場所を離れようとするときは、あらかじめ用件、行先及び所要時間等について上司の了解を得なければならない。

2　前項の勤務を命ぜられた職員が、疾病その他やむを得ない理由により、命令に服することができないときは、速やかに次長に届け出なければならない。

2　前項の赴任期間は、勤務したものとみなす。

2　職員は、旅行、休暇その他の理由により不在となるときは、担任事務の処理について上司の指示を受けて、支障を生じないようにしなければならない。

2　前項の場合において、職務上知ることのできた秘密について供述しようとするときは、その内容についてあらかじめ供述許可申請書により許可を受けなければならない。

2　職員は、年次有給休暇を請求しようとするときは、あらかじめ年次有給休暇請求簿により行わなければならない。ただし、職員は、あらかじめその請求ができなかつた場合で、次長(事務局長及び次長にあつては事務局長)がその理由をやむを得ないものと認めたときは、事後においても請求することができる。

3　職員は、職員勤務時間条例第八条の四第一項の規定による時間外勤務代休時間の指定を受けようとするときは、その指定に代えようとする時間外勤務手当の支給に係る月の翌月の初日以後速やかに次長に申し出なければならない。

4　前項の規定による申出があつたときは、次長は、時間外勤務代休時間指定簿により、時間外勤務代休時間の指定を別に定める日までに行うものとする。

5　職員は、職員勤務時間条例による子育て時間を得ようとするときは、子育て時間願簿により、あらかじめ願い出て承認を得なければならない。

6　職員は、職員勤務時間条例による介護休暇を受けようとするときは、介護休暇願簿により、あらかじめ願い出て承認を得なければならない。

7　職員は、職員勤務時間条例による介護時間を得ようとするときは、介護時間願簿により、あらかじめ願い出て承認を得なければならない。

8　職員は、職員勤務時間条例による無給休暇を得ようとするときは、無給休暇承認申請書により、あらかじめ願い出て承認を得なければならない。

9　職員は、職務に専念する義務の特例に関する条例(昭和二十六年山梨県条例第五号)及び職務に専念する義務の特例に関する規則(昭和四十四年山梨県人事委員会規則第三号)による職務に専念する義務の免除(以下「職務免除」という。)を得ようとするときは、職務免除願簿により、あらかじめ願い出て承認を得なければならない。ただし、職員は、あらかじめ職務免除の願い出ができなかつたときで、次長(事務局長及び次長にあつては事務局長)がその理由を止むを得ないものと認めた場合には、事後においても職務免除を願い出ることができる。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和六十一年四月一日から施行する。

(事務局内文書編さん保存の細目に関する規程等の廃止)

2　次に掲げる訓令は、廃止する。

この訓令は、平成六年四月一日から施行する。

この訓令は、平成七年一月一日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成十年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十二年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十六年四月一日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成十九年一月一日から施行する。

この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。

この訓令は、平成二十六年四月一日から施行する。

この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。

この訓令は、平成二十九年四月一日から施行する。

この訓令は、平成三十年四月一日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、令和二年四月一日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和五年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日前に山梨県個人情報の保護に関する法律施行条例(令和四年山梨県条例第五十号)附則第二条の規定による廃止前の山梨県個人情報保護条例(平成十七年山梨県条例第十五号)第十四条第一項の規定による開示の請求があった行政文書の保存については、なお従前の例による。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、令和五年十月二十三日から施行する。