○山梨県教育庁行政文書管理規程

平成十八年三月三十一日

山梨県教育委員会訓令甲第二号

庁中一般

教育事務所

県立図書館

県総合教育センター

県立学校

山梨県教育庁行政文書管理規程を次のように定める。

山梨県教育庁行政文書管理規程

山梨県教育庁行政文書管理規程(平成十六年山梨県教育委員会訓令甲第一号)の全部を次のように改正する。

目次

第一章 総則(第一条・第二条)

第二章 文書管理組織(第三条―第七条)

第三章 行政文書の通則(第八条―第十三条)

第四章 行政文書の取得(第十四条―第十五条)

第五章 行政文書の作成(第十六条―第二十五条)

第六章 行政文書の施行(第二十六条―第三十条)

第七章 行政文書の保存(第三十一条―第三十四条)

第八章 行政文書の移管及び廃棄(第三十五条―第三十八条)

第九章 補則(第三十九条)

附則

第一章 総則

(趣旨)

第一条 この訓令は、山梨県情報公開条例施行規則(平成十二年山梨県規則第三号)その他別に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

 文書等 文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

 電子文書 電磁的記録の行政文書をいう。

 紙文書 行政文書のうち、電子文書以外のものをいう。

 総合的行政文書管理システム 電子計算機を利用して行政文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他行政文書に関する一連の処理を行うシステムをいう。

 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成十二年法律第百二号)第二条第一項に規定する電子署名をいう。

 課 山梨県教育庁組織規則第四条及び第四条の二に規定する課及び課内室をいう。

 課長 課の長をいう。

 出先機関 山梨県教育庁組織規則第十四条に規定する教育事務所をいう。

十一 所属 課又は出先機関をいう。

2 前項に定めるもののほか、この訓令において職員の職に関する用語の意義は、山梨県教育委員会事務決裁規則(平成十三年山梨県教育委員会規則第二号)の定めるところによる。

(平三〇教委訓令甲二・令二教委訓令甲二・令四教委訓令甲一・一部改正)

第二章 文書管理組織

(総務課長の職務)

第三条 教育庁総務課長(以下「総務課長」という。)は、教育庁における行政文書の管理に係る事務を総括する。

2 総務課長は、行政文書の管理が適正かつ円滑に行われるよう、次条に規定する文書管理者に対し、必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、実態を調査し、若しくは報告を求め、又はその管理に関し改善の指示をすることができる。

(文書管理者)

第四条 行政文書の管理は所属ごとに行い、当該所属における行政文書の管理を統括するため文書管理者を置く。

2 文書管理者には、所属の長をもって充てる。

3 所属に属さない行政文書の管理は、総務課長が指定する所属において行うものとする。

(文書管理主任)

第五条 所属に文書管理主任を置き、次に掲げる者をもって充てる。

 課にあっては課長補佐(総括課長補佐を含む。以下同じ。)の職にある者(課長補佐が二人以上置かれている課にあっては課長が指定する課長補佐の職にある者とし、課長補佐を置かない課にあっては課長の指定する職員)

 出先機関にあっては次長等の職にある者(次長等が二人以上置かれている出先機関にあっては所長が指定する次長等の職にある者)

2 文書管理主任は、文書管理者を補佐し、次に掲げる事務を管理するとともに、行政文書の管理に関し当該所属の職員を指導監督しなければならない。

 行政文書の受領、配布、収受、作成、施行、保管、引継ぎ、保存、移管及び廃棄に関すること。

 行政文書の分類基準に関すること。

 前二号に定めるもののほか、文書管理者が必要と認める事項

(文書管理担当者)

第六条 所属に文書管理担当者を置く。

2 文書管理担当者には、当該所属の文書管理者が指名する者を充てる。

3 文書管理担当者は、文書管理主任の指示を受け、前条第二項の事務を処理する。

(リーダー等の職務)

第七条 リーダー(リーダーを置かない課又は出先機関にあっては、文書管理者が指定する職員。以下同じ。)及び担当課長補佐は、その所属する担当の行政文書の処理状況を常に把握し、事案の迅速かつ適切な処理をしなければならない。

第三章 行政文書の通則

(行政文書による事務処理)

第八条 所属は、その所掌する事務及び事業(以下「事務等」という。)に係る意思決定に当たっては行政文書を作成して行うものとし、及びその所掌する事務等の実績について行政文書を作成するものとする。ただし、次の各号に掲げる場合には、当該各号に定めるところによるものとする。

 意思決定と同時に行政文書を作成することが困難である場合 事後に行政文書を作成すること。

 処理に係る事案が軽微なものである場合 行政文書の作成を省略することができる。

(行政文書の取扱いの原則)

第九条 行政文書の処理は、確実かつ迅速に行わなければならない。

2 行政文書は、ていねいに取り扱うとともに、常に整理し、その所在を明確にしておかなければならない。

3 秘密を要する行政文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は関係職員以外の者の目に触れる場所に置いてはならない。

4 行政文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、文書管理者の許可を受けた場合は、この限りでない。

(行政文書の分類)

第十条 文書管理主任は、当該所属の所掌する事務等の性質、内容等に応じた系統的な行政文書の分類の基準(以下「文書分類基準」という。)を定めなければならない。この場合において、文書分類基準については、毎年度一回見直しを行い、必要と認めるときはその改定を行わなければならない。

2 文書分類基準は、大分類、中分類及び小分類から成る階層構造とし、小分類の下に関連する行政文書のまとまりを管理の単位として類型化した行政文書ファイル名を設けるものとする。

3 行政文書は、作成年度ごとに文書分類基準に従い分類して管理しなければならない。

4 第一項の規定により文書分類基準を定め、又は見直すときは、総務課長に協議して行わなければならない。

(行政文書の記号及び番号)

第十一条 行政文書には、記号及び番号を付けなければならない。ただし、第十三条第一項ただし書の規定により登録しない行政文書については、この限りでない。

2 行政文書の記号は、別表第一に定める課名又は出先機関名の略字とする。ただし、規則、告示及び訓令(甲)の施行文書にあっては教育委員会名又は教育長名及び行政文書の種類名とし、訓令(乙)、達及び指令の施行文書にあっては教育委員会名又は教育長名、行政文書の種類名及び別表第一に定める課名又は出先機関名の略字とする。

3 行政文書の番号は、毎年度四月一日を起番とした所属ごとの一連番号とする。ただし、規則、告示及び訓令(甲)の施行文書にあっては、毎年一月一日を起番とし、その種類ごとの一連番号とする。

4 前項の場合において、必要なときは、番号に枝番号を付けて用いることができる。

(特別取扱)

第十二条 行政文書のうち、事案が重要なもの、秘密を要するもの又は急施を要するものは、その旨を表示して管理しなければならない。この場合において、行政文書が紙文書である場合にあっては、当該行政文書に、事案が重要なものは「重要」と、秘密を要するものは「秘」と、急施を要するものは「至急」と、その上部に赤書きするものとする。

(行政文書の登録)

第十三条 行政文書を収受し、又は作成したときは、文書分類及びファイル名、件名及び公開件名、保存期間、記号及び番号、所属名、公開区分、作成又は収受の年月日並びにこの訓令で定める事項を総合的行政文書管理システム(以下「文書管理システム」という。)に登録しなければならない。ただし、総務課長が別に定める行政文書及び文書管理者が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認め、かつ、その内容が軽易である紙文書については、登録をしないことができる。

2 前項の登録において、公開件名については件名から情報公開条例第八条各号に規定する不開示情報を除いたものを登録するものとする。

3 第一項の登録において、公開区分を一部開示又は不開示としたときは、不開示とする理由を登録するものとする。

第四章 行政文書の取得

(総務課における文書の受領等)

第十四条 本庁に到達した文書等(課に直接到達した文書等を除く。)は、総務課において受領するものとする。

2 総務課は、受領した文書等を、当該文書等の内容に係る事務等を所掌する所属が明らかなものについては閉封のまま当該所属に配布し、当該文書等の内容に係る事務等を所掌する所属が不明確なものについては開封し当該文書等の内容に係る事務等を所掌する所属に配布するものとする。

3 前項において、受領した文書等が書留郵便物、配達証明郵便物、内容証明郵便物又は特別送達郵便物である場合にあっては、書留配達証明文書配付簿(第一号様式)に必要な事項を記録し、配布するものとする。

4 第二項において、受領した文書等の内容に係る事務の所掌が二以上の所属にわたる場合にあっては、受領した文書等は、当該文書等の内容に係る事務等と最も関係の深い所属に配布するものとする。この場合において配布を受けた所属は、当該文書等の写しを関係所属に配布するものとする。

(平二一教委訓令甲一・一部改正)

(所属における文書等の収受等)

第十五条 所属に直接到達した文書等は、所属において受領するものとする。

2 電話、面談その他の方法により得た情報に基づき作成した行政文書は、この訓令の適用において所属に直接到達した文書等とみなす。

3 所属は、前条第二項又は第一項の規定により受領した文書等のうち当該所属の所掌に属さないものがあるときは、直ちに当該文書等の配布元に返付し、又は当該文書等の内容に係る事務等を所掌する所属に転送しなければならない。

4 所属において文書等の配布の事務を行う文書管理担当者は、前条第二項又は第一項の規定により受領した文書等を直ちに当該文書の内容に係る事務等を所掌する者(以下「主任者」という。)に配布しなければならない。ただし、これらの文書等のうち特に重要な行政文書については、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理方針等について指示を受けなければならない。

5 主任者は、受領し、又は配布を受けた行政文書を直ちに収受しなければならない。

6 前項において、主任者は、紙文書を収受したときは、収受印(第二号様式)を押印し、文書管理システムに登録された収受年月日及び番号を記入しなければならない。ただし、紙文書を電子文書として文書管理システムに登録したときは、この限りでない。

7 前項ただし書の規定により、主任者は、紙文書を電子文書として登録したときは、当該紙文書の内容が軽易であるときは、これを廃棄することができる。

(令五教委訓令甲五・一部改正)

第五章 行政文書の作成

(行政文書の作成)

第十六条 行政文書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

 口語体により、常用漢字及び現代かなづかいを用い、その事案の内容を的確、平易かつ簡明に表現すること。

 事案が定例的なもの又は軽易なものを除き、作成理由、内容の説明その他参考となる事項について記載し、資料があるときは、これを添付すること。

2 行政文書は、次に掲げるものを除き、すべて左横書きによるものとする。

 法令により様式が縦書きと定められているもの

 山梨県公報に登載を要するもの(様式が左横書きと定められているものを除く。)

 調査票等で様式が縦書きと指定されているもの

 その他総務課長が縦書きとすることが適当と認めたもの

3 行政文書は、日本産業規格A列四判を基準として作成しなければならない。

(令元教委訓令甲二・一部改正)

(起案)

第十七条 主任者は、その所掌する事務等に関して意思決定を受けようとするときは、法令に特別の定めがある場合を除き、文書管理システムにより、当該意思決定のための審査に必要な文書等(以下この条及び第二十条第九項において「添付文書」という。)を添付して起案をしなければならない。

2 前項の規定による起案をする場合において、添付文書が文書又は図画であるときは、当該添付文書をスキャナにより読み取る方法その他これに類する方法により電磁的記録を作成し、これを添付しなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、添付文書が次のいずれかに該当する場合には、当該添付文書は、文書管理システムにより作成し出力した添付文書管理票(第三号様式)に添付するものとする。

 文書又は図画であって、電磁的記録により取得することができず、かつ、当該文書又は図画をスキャナにより読み取る方法その他これに類する方法による電磁的記録の作成のために多大な作業を要するものとして総務課長が別に定める場合に該当する場合

 山梨県財務規則(昭和三十九年山梨県規則第十一号)第二十二条第一項の規定による支出負担行為伺い、同規則第六十三条第一項の規定による支出命令書、同規則第百四十六条第一項の規定による物品要求書若しくは同規則第百五十八条第一項の規定による物品修繕要求書である場合又はこれらの文書に添付する文書である場合であって、円滑な事務処理のため紙文書のまま回議することが合理的であるとして総務課長が別に定める場合に該当する場合

 特定個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成二十五年法律第二十七号)第二条第八項の特定個人情報をいう。第二十五条第三項第二号において同じ。)、租税の賦課又は徴収に関する情報その他秘匿性が高いものとしてインターネット及びインターネットに接続されている機器には接続できない環境で取り扱うことが義務付けられている情報を含む場合

4 第一項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあっては、当該各号に定める方法により行うことができる。

 審査を行う者若しくは決裁権限を有する者が文書管理システムを使用できる環境にない場合又はシステム障害、災害等により文書管理システムが利用できず、かつ、直ちに意思決定が必要な場合 起案用紙(第四号様式)、公報原稿用紙(第五号様式)等の書面に意思決定を行う内容その他必要な事項を記載し、起案者がこれに署名又は押印して行う方法

 文書管理者が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認め、かつ意思決定を行う内容が軽易であり、かつ、起案しようとする行政文書が紙文書である場合 当該紙文書の用紙の余白等に意思決定を行う内容その他必要な事項を記載し、起案者がこれに署名し又は押印して行う方法

 資料その他既に作成されている簡易な文書を郵送する場合 資料送付簿(第六号様式)に必要な事項を記載して行う方法

 前各号の場合を除き、総務課長が第一項に規定する方法により起案が行い難いと認める場合 総務課長が別に定める方法

(平一九教委訓令甲三・令五教委訓令甲五・一部改正)

(決裁区分)

第十八条 起案した行政文書(以下「起案文書」という。)には、事案に関して決裁権限を有する者の職を決裁区分として表示しなければならない。ただし、事案に関して決裁権限を有する者の職が課長補佐及び次長等である場合は、この限りでない。

(令五教委訓令甲五・一部改正)

(経由文書の特例)

第十九条 所属を経由して他の機関等に送付される文書(以下「経由文書」という。)を収受したときは、内容を確認し、送付の起案を行い、他の機関等に発送するものとする。

2 前項において、経由文書が紙文書の場合にあっては、当該経由文書の上部余白に経由印(第七号様式)を押印し、経由簿(第八号様式)により送付の起案を行うことができる。

(回議及び合議)

第二十条 起案文書は、職制に従い審査を行う者に回議し、権限を有する者の決裁を受けなければならない。

2 起案文書の内容が他の所属が所掌する事務等に係るものについては、当該事務等に関係する所属の長(以下「関係課長」という。)に合議しなければならない。ただし、山梨県財務規則に規定する起案文書(会計法(昭和二十二年法律第三十五号)の定めるところにより知事又は職員に委任された会計事務に係る起案文書を含む。)の合議については、山梨県財務規則の定めるところによる。

3 前項の合議は、本庁においては起案を行った課の課長を経て行い、出先機関においては起案を行った出先機関の所長を経て行うものとする。

4 前三項において、回議又は合議に付するときは、意思決定に必要な最小限度の範囲にとどめ、迅速な意思決定に努めなければならない。

5 第二項において、関係課長と意見調整を行う必要のあるときは、起案に先立ち協議、連絡会議等の方法により意見調整を行わなければならない。

6 前項の規定により意見調整が行われた事項(第二項ただし書に該当する場合を除く。)については、起案文書にその旨を記載し、関係課長への合議は行わないものとする。

7 第四項又は前項の規定により、回議又は合議を行わないときは、必要に応じ当該内容をこれらの者に決裁前において参照させ、又は決裁後に供覧するものとする。

8 第十七条第一項に規定する方法により作成された起案文書の回議又は合議は、文書管理システムを利用して行うものとする。

9 前項の場合において、第十七条第三項の規定により紙文書の添付文書を起案文書に添付して行う起案文書の回議又は合議にあっては、文書管理システムを利用して行うとともに、添付文書管理票及び添付文書を順次審査を行う者及び決裁権限を有する者に回付して行うものとする。

10 第十七条第四項第一号又は第二号に規定する方法により作成された起案文書の回議又は合議は、紙文書を順次審査を行う者及び決裁権限を有する者に回付して行うものとする。

11 前二項の場合において、起案文書の内容が重要である場合、又は起案文書の決裁を至急受けなければならない場合にあっては、当該起案文書を携帯し、審査を行う者及び決裁権限を有する者の閲覧に供し、回議又は合議を行うことができる。

(平一九教委訓令甲三・令五教委訓令甲五・一部改正)

(同一事案における添付書類)

第二十一条 同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、その事案の処理が終わるまでの間、既に決裁を受けた起案文書を以後の起案文書に関連文書として添付して回議し、又は合議しなければならない。ただし、文書管理者が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、この限りでない。

(起案の修正等)

第二十二条 起案の内容を修正した者は、当該修正部分を明示しなければならない。

2 文書管理システムを利用して回議し、又は合議した起案を修正した場合において、修正を行った者は必要な事項を文書管理システムに登録しなければならない。

3 紙文書の起案を修正した場合において、修正を行った者は修正を行った部分に押印しなければならない。ただし、当該修正が用字、用語、文体等の形式上のものにあっては、この限りでない。

4 合議した起案が重大な修正を受けて決裁されたとき又は起案が廃案になったときは、起案者は修正前に合議に付した者にその旨を連絡しなければならない。

(代決及び後閲)

第二十三条 紙文書の起案を代決する者は、決裁権限を有する者の押印すべき箇所に押印の上その左上に「代」の文字を記載し、代決しなければならない。

2 山梨県教育委員会事務決裁規則第十一条の規定による後閲は、文書管理システムを利用して行った代決にあっては当該起案文書を決裁権限を有する者に供覧することにより行い、紙文書の起案文書を回付して行った代決にあっては当該起案文書に「要後閲」の文字を記載し、速やかに決裁権限を有する者にこれを回付し、確認をした旨の押印又は署名を受けることにより行うものとする。

(決裁済印)

第二十四条 教育長又は教育次長が決裁した紙文書である起案文書には、総務課において決裁済印(第九号様式)を押印しなければならない。

(供覧)

第二十五条 主任者は、その所掌する事務等の実績等について関係する職員に報告し、又は周知しようとするときは、行政文書を作成し、法令に特別の定めがある場合を除き、文書管理システムにより、供覧する文書等(次項及び第三項において「添付文書」という。)を添付して、確認させる必要がある職員に当該行政文書を供覧しなければならない。

2 前項の規定による供覧をする場合において、添付文書が文書又は図画であるときは、当該添付文書をスキャナにより読み取る方法その他これに類する方法により電磁的記録を作成し、これを添付しなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、添付文書が次のいずれかに該当する場合には、当該添付文書は、文書管理システムにより作成し出力した供覧用紙(第十号様式)に添付するものとする。

 文書又は図画であって、電磁的記録により取得することができず、かつ、当該文書又は図画をスキャナにより読み取る方法その他これに類する方法による電磁的記録の作成のために多大な作業を要するものとして総務課長が別に定める場合に該当する場合

 特定個人情報、租税の賦課又は徴収に関する情報その他秘匿性が高いものとしてインターネット及びインターネットに接続されている機器には接続できない環境で取り扱うことが義務付けられている情報を含む場合

4 第一項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあっては、当該各号に定める方法により行うことができる。

 供覧を受ける者が文書管理システムを使用できる環境にない場合又はシステム障害、災害等により文書管理システムが利用できず、かつ、直ちに供覧する必要がある場合 供覧用紙又は当該紙文書に報告事項その他必要な事項及び供覧する旨を記載し、主任者がこれに署名し、又は押印して行う方法

 文書管理者が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認め、かつ、供覧しようとする行政文書が電子文書である場合 山梨県行政組織規則(昭和四十三年山梨県規則第十二号)第十二条の四第三項に規定する情報政策推進監(第三十条第二号において「情報政策推進監」という。)が運用するグループウェアシステムの利用による方法

 前二号の場合を除き、総務課長が第一項に規定する方法により供覧が行い難いと認める場合 総務課長が別に定める方法

5 前項第一号に規定する方法により作成された行政文書の供覧は、当該行政文書を確認させる必要がある者に順次回付して行うものとする。

6 前項の場合において、行政文書の内容が重要である場合にあっては、当該行政文書を携帯し、確認させる必要がある者の閲覧に供し、供覧することができる。

(平二七教委訓令甲二・平二八教委訓令甲二・令五教委訓令甲五・令五教委訓令甲六・一部改正)

第六章 行政文書の施行

(決裁文書の施行)

第二十六条 主任者は、起案文書の決裁を受けたときは、速やかに浄書し、及び校合した上で起案文書を確定し、施行しなければならない。

2 行政文書の施行は、法令その他特別の定めがある場合を除き、行政文書を相手方に発送することにより行うものとする。

3 前項の施行において、行政文書の発信者名は、教育長名(特に必要があるものは教育委員会名)を用いるものとする。ただし、官公署、団体等に対して発するもので軽易なもの及び特に軽易な照会、回答等については、課長名又は所長名を用いることができる。この場合において、教育委員会名を用いる場合を除き、発信者名には、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。

4 第二項の施行において、特別な理由がある場合を除き、発送する行政文書に記号及び番号並びに発送する日を表示しなければならない。

(公印及び電子署名)

第二十七条 紙文書を発送する場合には、行政文書に公印を押印しなければならない。

2 電子文書を発送する場合には、行政文書に電子署名を付さなければならない。

3 前二項の規定にかかわらず、次に掲げる行政文書を発送する場合にあっては、公印の押印又は電子署名を付することを省略することができる。

 照会、回答、通知、依頼、報告等(県の機関以外のものに対して発する行政文書にあっては、軽易なものに限る。)

 本、雑誌、事務処理手引、資料、用紙等の送付書

 その他これらに類する軽易な行政文書

4 前項の規定により公印の押印を省略する場合において、当該行政文書が県の機関以外のものに対して発するものであるときは、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をしなければならない。

(本庁における紙文書の発送)

第二十八条 課は、紙文書を発送するときは、山梨県行政文書管理規程(平成十八年山梨県訓令甲第七号)第三十一条第一項から第三項まで及び第八項の規定の例により発送するものとする。

2 第一項の規定にかかわらず、課は、特別な理由がある場合、課において紙文書を発送することができる。

3 前項の場合において、課は、法令その他特別な定めがある場合並びに第四項及び第五項の規定に定める場合又は山梨県行政文書管理規程第三十一条第八項の例により発送する場合を除き、郵送により、相手方に発送しなければならない。

4 課は、発送しようとする紙文書の内容が緊急を要する場合その他必要がある場合は、職員に持参させ相手方に交付することにより発送することができる。

5 課は、第二十七条第三項の規定により公印の押印を省略した紙文書を発送する場合は、ファクシミリを利用して相手方に送信することにより発送することができる。

(出先機関における紙文書の発送)

第二十九条 出先機関は、紙文書を発送するときは、自ら発送しなければならない。

2 前条第三項から第五項までの規定は、前項の規定により発送する場合に準用する。

(電子文書の発送)

第三十条 電子文書の発送は、特定の事務等を行うため特に整備された特定の電子情報処理組織を利用して行う場合を除き、次の各号に掲げる方法のいずれかにより行うものとする。

 文書管理システムによる送信

 情報政策推進監が運用するグループウェアシステムによる送信又は掲示板への登録

 総合行政ネットワーク電子文書交換システムによる送信

 山梨県市町村総合事務組合が運用する山梨県・市町村電子申請受付共同システムによる送信

(平二七教委訓令甲二・平二八教委訓令甲二・令五教委訓令甲六・一部改正)

第七章 行政文書の保存

(行政文書の整理保管)

第三十一条 行政文書は、必要に応じて利用できるよう、適正に整理し、及び保管しなければならない。

2 紙文書は、保存期間が一年未満のもの及び特別な理由があり他の方法により整理することとされているものを除き、次に定めるところにより、行政文書ホルダー(第十一号様式)に整理しなければならない。

 行政文書ホルダーは、年度別に行政文書ファイルごとに整理し、その厚さがおおむね六センチメートル以上になる場合は、適宜分冊とし、分冊番号を記入すること。

 図面等は、保存袋(第十二号様式)に格納すること。

3 行政文書は、文書管理システム内に保管するほか、文書管理主任が指定する場所に保管しなければならない。

(行政文書の保存)

第三十二条 行政文書の保存期間は、法令に定めがあるものを除くほか、次の区分による。

 三十年

 十年

 五年

 三年

 一年

 事務処理上必要な一年未満の期間

2 行政文書の保存期間の基準は、前項各号の区分ごとに、別表第二のとおりとする。

3 文書管理主任は、別表第二の行政文書の保存期間を基準とし、行政文書ファイルごとに保存期間を定めるものとする。

4 主任者は、行政文書を作成し、又は取得したときは、前項の行政文書ファイルごとの保存期間に従い、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定し、及び当該行政文書を当該保存期間の満了する日までの間保存しなければならない。この場合において、使用又は保存に耐えない場合には、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成するものとする。

5 前項の保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる行政文書について、それぞれ当該各号に掲げる日とする。

 第三項の保存期間が一年未満の行政文書 当該行政文書を作成し、又は取得した日から起算して一年未満の期間内において事務処理上必要な期間の終了する日

 第三項の保存期間が前号に掲げる保存期間以外の行政文書 当該行政文書を作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌会計年度の初日から起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日(年を単位とする事項に係る行政文書にあっては、当該行政文書を作成し、又は取得した日の属する年の翌年の初日から起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日)

6 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる行政文書の第四項の保存期間が満了する日は、それぞれ当該各号に掲げる日とする。

 会計年度の終了する日の翌日から当該会計年度の出納閉鎖期までに作成し、又は取得した当該会計年度の予算の会計事務に係る行政文書 当該行政文書を作成し、又は取得した日の属する年の六月一日(出先機関にあっては五月一日)から起算して前項第二号に定める当該保存期間が表示する期間の終了する日

 契約をするための行政文書 当該契約に基づく債権が消滅した日の属する会計年度の翌会計年度の六月一日(出先機関にあっては五月一日)から起算して前項第二号に定める当該保存期間が表示する期間の終了する日

7 次の各号に掲げる行政文書については、前二項の保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長しなければならない。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存しなければならない。

 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決その他の処分の日の翌日から起算して一年間

 情報公開条例第五条の規定による開示の請求又は個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)第七十六条第一項の規定による開示の請求があったもの 当該開示の請求に係る決定の日の翌日から起算して一年間

8 文書管理主任は、保存期間が満了した行政文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長するものとする。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

9 第一項の規定にかかわらず、文書管理主任は、常時使用する必要があると認める行政文書を必要と認める期間保存することができる。

10 行政文書の保存は、文書管理システムにより行うものとする。ただし、紙文書及び文書管理システムにより保存ができない電子文書にあっては、次条により総務課に引き継ぐものを除き、所属において保存するものとする。

11 主任者は、行政文書の保存を適正に行うため、保存期間が一年以上の行政文書について、文書管理システムを利用して、行政文書ファイル管理簿・行政文書索引(第十三号様式)を作成し、行政文書ホルダーに付けなければならない。

(平二八教委訓令甲四・令五教委訓令甲三・一部改正)

(行政文書の引継ぎ)

第三十三条 課は、次に掲げる行政文書を除き、完結した紙文書を総務課長に引き継がなければならない。

 保存期間が一年以下の期間の紙文書

 課長が課内において保存することが適当と認めた紙文書

2 前項の引継ぎは、行政文書が完結した日の属する年度の翌々年度の四月一日以降において総務課長が指定する日に、引継予定表一覧(第十四号様式)に引継書(第十五号様式)及び引継文書集計表(第十六号様式)を添えて総務課長に申請して行うものとする。

3 課は、総務課長が引継ぎの承認をしたときは、引継ぎを行う紙文書を行政文書保存箱(第十七号様式)に格納し、これに行政文書保存票(第十八号様式)をはり付け、総務課長に引き継ぐものとする。

4 課は、文書管理システムにより作成した課の完結した電子文書を行政文書が完結した日の属する年度の翌々年度の四月一日以降において総務課長が指定する日に引き継ぐものとする。

5 前二項の引継ぎは、文書管理システムにおいて行うものとする。

(保存文書の閲覧及び貸出し)

第三十四条 保存している紙文書を閲覧し、又はその貸出しを受けようとする者は、総務課長の承認を得なければならない。

2 保存文書の貸出期間は、十日以内とする。ただし、総務課長の承認を得た場合は、この限りでない。

3 貸出中の保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、庁外持出承認申請書(第十九号様式)により総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

4 総務課長は、保存文書の閲覧又は貸出中においても、特に必要があると認められる場合には、閲覧又は貸出しに供した保存文書の返還を求めることができる。

5 閲覧又は貸出中の保存文書は、ていねいに取り扱い、抜き取り、取り換え、増てつし、若しくは訂正し、又は他に貸与してはならない。

6 閲覧又は貸出中の保存文書を汚損し、若しくはき損し、又は亡失した場合は、直ちに総務課長に届け出なければならない。

第八章 行政文書の移管及び廃棄

(歴史的文書の移管)

第三十五条 保存している行政文書について、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。第三十八条において同じ。)が満了した行政文書のうち、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として保存することが適当と認められるものについては、山梨県立図書館又は山梨県情報公開条例施行規則第三条に規定する機関(以下「図書館等」という。)に移管しなければならない。

2 所属の長は、保存している行政文書について、前項の移管を行うときは、総務課長の承認を受け行うものとする。

3 総務課長は、引継ぎを受け保存している行政文書について、第一項の移管を行うときは、当該行政文書を担当している所属の長の承認を受け行うものとする。

(県の機関以外の機関への移管)

第三十六条 前条第二項及び第三項の規定は、県の機関の所掌する事務等が県の機関以外の機関に移譲されることにより、保存している行政文書が移管される場合に準用する。

(県の機関内の移管)

第三十七条 所属の長は、所掌する事務等の分掌が変更され当該所属の事務等でなくなったときは、速やかに当該事務等を新たに所掌する所属に、当該所属において保管し、又は保存している当該事務等に関する行政文書を移管しなければならない。

2 前項の移管は、総務課長が特別に定める場合を除き、移管をしようとする所属の長が移管を受ける所属の長に申請して行うものとする。

3 前項の手続は、文書管理システムに必要な事項を登録して行うものとする。

4 第一項の移管において、移管する行政文書が紙文書の場合にあっては、これを移管を受ける所属に引き渡すものとする。

(行政文書の廃棄)

第三十八条 所属は、保存期間が満了した行政文書については、第三十五条の規定により移管するものを除き、廃棄しなければならない。

2 課長は、行政文書を廃棄しようとするときは、廃棄予定表一覧(第二十号様式)を添えて総務課長に申請して行うものとする。ただし、保存期間が一年未満の行政文書にあっては、この限りでない。

3 総務課長は、第三十三条第一項及び第四項の規定により引継ぎを受けた行政文書について前項の申請を受け当該申請が適正なときは、申請を受けた行政文書を廃棄するものとする。

4 課長は、課において保存している行政文書について第二項の申請について総務課長の承認を受けたときは、承認を受けた行政文書を廃棄するものとする。

5 総務課長は、引継ぎを受けた行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるとして課長が申請したものについて、その申請を承認したものを廃棄することができる。この場合において、総務課長は、保存期間満了前廃棄文書一覧表(第二十一号様式)を作成しなければならない。

6 所属の長は、所属において保存する行政文書について、保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときは、総務課長の承認を受けて廃棄することができる。この場合において、所属の長は、保存期間満了前廃棄文書一覧表を作成し、これを総務課長に送付しなければならない。

7 前各項の規定により行政文書を廃棄しようとするときは、情報公開条例第八条に定める不開示事項の漏えい及び他に転用されるおそれのない方法により、これを処分しなければならない。

8 行政文書の廃棄は、文書管理システムに必要な事項を登録して行うものとする。

第九章 補則

(実施規定)

第三十九条 この訓令の実施に関し必要な事項は、総務課長が定める。

(施行期日)

1 この訓令は、平成十八年四月一日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行前にこの訓令による改正前の山梨県教育庁行政文書管理規程(以下「旧規程」という。)の規定によりされた手続その他の行為は、この訓令による改正後の山梨県教育庁行政文書管理規程の相当規定によりされた手続その他の行為とみなす。

(山梨県総合教育センター管理規則の改正)

3 山梨県総合教育センター管理規則(昭和四十六年山梨県教育委員会規則第九号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(山梨県立美術館処務規程の改正)

4 山梨県立美術館処務規程(昭和五十三年山梨県教育委員会規則第五号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(山梨県立図書館処務規程の改正)

5 山梨県立図書館処務規程(昭和五十五年山梨県教育委員会規則第五号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(山梨県立考古博物館処務規程の改正)

6 山梨県立考古博物館処務規程(昭和五十七年山梨県教育委員会規則第三号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(山梨県立文学館処務規程の改正)

7 山梨県立文学館処務規程(平成元年山梨県教育委員会規則第八号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(平成一九年教委訓令甲第三号)

この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。

(平成二〇年教委訓令甲第一号)

この訓令は、平成二十年四月一日から施行する。

(平成二〇年教委訓令甲第四号)

この訓令は、公布の日から施行する。

(平成二一年教委訓令甲第一号)

この訓令は、公布の日から施行する。

(平成二四年教委訓令甲第二号)

この訓令は、平成二十四年四月一日から施行する。

(平成二四年教委訓令甲第四号)

この規則は、平成二十四年十一月一日から施行する。

(平成二七年教委訓令甲第二号)

この訓令は、平成二十七年四月一日から施行する。

(平成二八年教委訓令甲第二号)

この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。

(平成二八年教委訓令甲第四号)

この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。

(平成二九年教委訓令甲第二号)

この訓令は、平成二十九年四月一日から施行する。

(平成三〇年教委訓令甲第二号)

この訓令は、平成三十年四月一日から施行する。

(令和元年教委訓令甲第二号)

この訓令は、公布の日から施行する。

(令和二年教委訓令甲第二号)

この訓令は、令和二年四月一日から施行する。

(令和四年教委訓令甲第一号)

この訓令は、令和四年四月一日から施行する。

(令和五年教委訓令甲第三号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和五年四月一日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日前に山梨県個人情報の保護に関する法律施行条例(令和四年山梨県条例第五十号)附則第二条の規定による廃止前の山梨県個人情報保護条例(平成十七年山梨県条例第十五号)第十四条第一項の規定による開示の請求があった行政文書の保存については、なお従前の例による。

(令和五年教委訓令甲第五号)

この訓令は、公布の日から施行する。

(令和五年教委訓令甲第六号)

この訓令は、令和五年十月二十三日から施行する。

別表第一(第十一条関係)

(平二〇教委訓令甲一・平二四教委訓令甲二・平二四教委訓令甲四・平二七教委訓令甲二・平二八教委訓令甲二・平二九教委訓令甲二・平三〇教委訓令甲二・令二教委訓令甲二・令四教委訓令甲一・一部改正)

文書の記号

一 本庁

課名等

略字

総務課

教総

福利給与課

教福

学校施設課

教学施

義務教育課

教義

高校教育課

教高

特別支援教育・児童生徒支援課

教特児

生涯学習課

教生

保健体育課

教保体

教育企画室

教企

二 出先機関

課名等

略字

中北教育事務所

教中北

峡東教育事務所

教峡東

峡南教育事務所

教峡南

富士・東部教育事務所

教富士

別表第二(第三十二条関係)

(平二〇教委訓令甲四・平二八教委訓令甲四・一部改正)

 

行政文書の区分

保存期間

イ 条例の制定、改正又は廃止その他の案件を議会にかけるための決裁文書

ロ 特別の法律により設立され、かつ、その設立に関し認可を要する法人(以下「認可法人」という。)の新設又は廃止に係る意思決定を行うための決裁文書

ハ イ又はロに掲げるもののほか、県政の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書

ニ 規則、告示又は訓令(甲)の制定、改正又は廃止のための決裁文書

ホ 行政手続法(平成五年法律第八十八号)第二条第三号に規定する許認可等又は山梨県行政手続条例(平成七年山梨県条例第四十六号)第二条第四号に規定する許認可等(以下単に「許認可等」という。)をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が三十年間存続するもの

ヘ 県又は県の機関を当事者とする訴訟の判決書

ト 山梨県公有財産事務取扱規則(昭和三十九年山梨県規則第十三号)第四十一条第一項に規定する公有財産台帳

チ 行政文書ファイル管理簿

リ 公印の制定、改正又は廃止を行うための決裁文書

ヌ イからリまでに掲げるもののほか、文書管理者がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの

三十年

イ 附属機関の答申、建議又は意見が記録されたもの

ロ 行政手続法第二条第八号ロの審査基準、同号ハの処分基準その他の法令の解釈若しくは運用の基準又は山梨県行政手続条例第五条第一項の審査基準、同条例第十二条第一項の処分基準その他の同条例第二条第二号に規定する条例等の解釈若しくは運用の基準を決定するための決裁文書

ハ 許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が十年間存続するもの(一の項ホに該当するものを除く。)

ニ イからハまでに掲げるもののほか、所管行政上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書(一の項に該当するものを除く。)

ホ 不服申立てに対する裁決その他の処分を行うための決裁文書

ヘ 栄典及び表彰を行うための決裁文書

ト イからへまでに掲げるもののほか、文書管理者がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(一の項に該当するものを除く。)

十年

イ 法令の規定により作成すべきものとされる事務及び事業の基本計画書若しくは年度計画書又はこれらに基づく実績報告書

ロ 認可法人又は一般社団法人若しくは一般財団法人の業務の実績報告書

ハ 許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が五年間存続するもの(一の項ホ又は二の項ハに該当するものを除く。)

ニ 行政手続法第二条第四号の不利益処分(その性質上、それによって課される義務の内容が軽微なものを除く。)又は山梨県行政手続条例第二条第五号の不利益処分(その性質上、それによって課される義務の内容が軽微なものを除く。)をするための決裁文書

ホ イからニまでに掲げるもののほか、所管行政に係る意思決定を行うための決裁文書(一の項、二の項、四の項又は五の項に該当するものを除く。)

ヘ 予算、決算その他会計に係る書類

ト 文書の収受及び発送に関する帳簿又は行政文書の廃棄若しくは移管の状況が記録された帳簿(第三十八条第五項及び第六項の記録を含む。)

チ イからトまでに掲げるもののほか、文書管理者がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(一の項又は二の項に該当するものを除く。)

五年

イ 許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が三年間存続するもの(一の項ホ、二の項ハ又は三の項ハに該当するものを除く。)

ロ 所管行政上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書(五の項に該当するものを除く。)

ハ 調査又は研究の結果が記録されたもの

ニ ハに掲げるもののほか、所管行政に係る政策の決定又は遂行上参考とした事項が記録されたもの

ホ 職員の勤務の状況が記録されたもの

ヘ イからホまでに掲げるもののほか、文書管理者がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(一の項から三の項までに該当するものを除く。)

三年

イ 許認可等をするための決裁文書(一の項ホ、二の項ハ、三の項ハ又は四の項イに該当するものを除く。)

ロ 所管行政上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書

ハ 所管行政に係る確認を行うための決裁文書(一の項から四の項までに該当するものを除く。)

一年

その他の行政文書

事務処理上必要な一年未満の期間

備考 決裁文書とは、意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を機関の意思として決定し、又は確認した行政文書をいう。

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(令5教委訓令甲5・全改)

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(令5教委訓令甲5・全改)

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(令5教委訓令甲5・全改)

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(令5教委訓令甲5・全改)

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山梨県教育庁行政文書管理規程

平成18年3月31日 教育委員会訓令甲第2号

(令和5年10月23日施行)

体系情報
第12編 育/第1章 教育委員会
沿革情報
平成18年3月31日 教育委員会訓令甲第2号
平成19年3月30日 教育委員会訓令甲第3号
平成20年3月31日 教育委員会訓令甲第1号
平成20年12月1日 教育委員会訓令甲第4号
平成21年3月31日 教育委員会訓令甲第1号
平成24年3月30日 教育委員会訓令甲第2号
平成24年10月18日 教育委員会訓令甲第4号
平成27年3月31日 教育委員会訓令甲第2号
平成28年3月31日 教育委員会訓令甲第2号
平成28年3月31日 教育委員会訓令甲第4号
平成29年3月30日 教育委員会訓令甲第2号
平成30年3月30日 教育委員会訓令甲第2号
令和元年9月3日 教育委員会訓令甲第2号
令和2年3月31日 教育委員会訓令甲第2号
令和4年3月31日 教育委員会訓令甲第1号
令和5年3月31日 教育委員会訓令甲第3号
令和5年7月27日 教育委員会訓令甲第5号
令和5年10月23日 教育委員会訓令甲第6号