○山梨県議会事務局行政文書管理規程
平成十八年三月三十一日
山梨県議会訓令甲第二号
山梨県議会事務局行政文書管理規程を次のように定める。
山梨県議会事務局行政文書管理規程
山梨県議会事務局行政文書管理規程(平成十二年山梨県議会訓令甲第一号)の全部を改正する。
(趣旨)
第一条 この訓令は、山梨県情報公開条例施行規則(平成十二年山梨県規則第三号)その他別に定めるもののほか、山梨県議会事務局における行政文書の管理に関し、必要な事項を定めるものとする。
(準用)
第二条 山梨県議会事務局における行政文書の取得、作成、施行、保存及び廃棄等に関しては、別に定めるもののほか、山梨県行政文書管理規程(平成十八年山梨県訓令甲第七号)の例による。この場合において、同規程第三十五条第七項第四号中「個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)第七十六条第一項」とあるのは、「山梨県議会の保有する個人情報の保護に関する条例(令和四年山梨県条例第五十七号)第十八条第一項」とする。
(令五議会訓令甲三・一部改正)
(総務課長の職務)
第三条 総務課長は、行政文書の管理に係る事務を総括する。
2 総務課長は、行政文書の管理が適正かつ円滑に行われるよう、文書管理者に対し必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、実態を調査し、若しくは報告を求め、又はその管理に関し改善の指示をすることができる。
(行政文書の記号及び番号)
第四条 行政文書の記号は、総務課にあっては「議総」とし、議事調査課にあっては「議調」とする。ただし、規則、告示、訓令、達及び指令の記号にあっては「山梨県議会」とする。
2 行政文書の番号は、毎年度四月一日を起番とした課ごとの一連番号とする。ただし、規則、告示及び訓令(甲)の施行文書にあっては、毎年一月一日を起番としたその種類ごとの一連番号とする。
(決裁済印)
第五条 電子決裁によらない場合において、議長が決裁した起案文書には、総務課において決裁済印(別記様式)を押印しなければならない。
(保存期間の基準)
第六条 行政文書の保存期間の基準は、別表のとおりとする。
(実施規定)
第七条 この訓令の実施に関し必要な事項は、総務課長が定める。
附則
この訓令は、平成十八年四月一日から施行する。
附則(令和五年議会訓令甲第三号)
この訓令は、令和五年四月一日から施行する。
別表(第六条関係)
一 三十年保存
イ 職員の進退、身分及び賞罰に関する文書で特に重要なもの
ロ 規則、訓令及び告示の原議書
ハ 会議録
ニ 議決書類
ホ 議員の身分及び賞罰に関する文書
ヘ イからホまでに掲げるもののほか、三十年保存を必要と認める文書
二 十年保存
イ 栄典及び表彰を行うための文書
ロ イに掲げるもののほか、十年保存を必要と認める文書
三 五年保存
イ 予算、決算その他会計に係る書類
ロ 文書の収受及び発送に関する帳簿又は行政文書の破棄若しくは移管の状況が記録された帳簿
ハ イ又はロに掲げるもののほか、五年保存を必要と認める文書
四 三年保存
イ 職員の勤務が記録されたもの
ロ イに掲げるもののほか、三年保存を必要と認める文書
五 一年保存
イ 軽易な事項に係る意思決定を行うための文書
ロ 所管事項に係る確認を行うための文書
六 一年未満
その他の文書
