○山梨県監査委員事務局行政文書管理規程
平成十八年四月二十四日
山梨県監査委員訓令第一号
山梨県監査委員事務局行政文書管理規程を次のように定める。
山梨県監査委員事務局行政文書管理規程
山梨県監査委員事務局行政文書管理規程(平成十二年山梨県監査委員訓令第一号)の全部を改正する。
(趣旨)
第一条 この訓令は、山梨県情報公開条例施行規則(平成十二年山梨県規則第三号)その他別に定めるもののほか、山梨県監査委員事務局(以下「事務局」という。)における行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(準用)
第二条 事務局における行政文書の取得、作成、施行、保存及び廃棄等に関しては、別に定めるもののほか、山梨県行政文書管理規程(平成十八年山梨県訓令甲第七号)の例による。
(文書管理者)
第三条 事務局に文書管理者を置き、次長の職にある者をもって充てる。
2 文書管理者は、事務局における行政文書の管理を統括する。
(行政文書の記号及び番号)
第四条 行政文書の記号は、「梨監」とする。ただし、規則、告示及び訓令の施行文書にあっては「山梨県監査委員」及び行政文書の種類名とする。
(県公報登載簿)
第五条 行政文書のうち規則、告示及び訓令は、県公報に登載しなければならない。
2 事務局に、県公報登載簿を備え、県公報に登載する規則、告示、訓令の別に、公布又は公表の年月日及び番号、件名その他必要な事項を記入しなければならない。
(行政文書保存期間の基準)
第六条 行政文書の保存期間の基準は、別表のとおりとする。
(実施規定)
第七条 この訓令の実施に関し必要な事項は、次長が定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
別表(第6条関係)
行政文書の区分 | 保存期間 | |
一 | イ 条例の制定、改正又は廃止その他の案件を議会にかけるための決裁文書 ロ 規則、告示又は訓令の制定、改正又は廃止のための決裁文書 ハ 職員の進退、身分及び賞罰に関する文書で特に重要なもの ニ 企業会計及び普通会計の決算審査意見書(製本) ホ 行政文書ファイル管理簿 ヘ イからホまでに掲げるもののほか、文書管理者がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの | 三十年 |
二 | イ 事務局が行う監査に関する結果の通知及び公表のための決裁文書 ロ 栄典及び表彰を行うための文書 ハ 監査台帳 ニ イからハまでに掲げるもののほか、文書管理者がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(一の項に該当するものを除く。) | 十年 |
三 | イ 事務局所管事務に係る意思決定を行うための決裁文書(一の項、二の項、四の項又は五の項に該当するものを除く。) ロ 監査復命書 ハ 監査対象機関から提出された監査調書 ニ 予算、決算その他会計に係る書類 ホ 文書の収受及び発送に関する帳簿又は行政文書の廃棄若しくは移管の状況が記録された帳簿(山梨県行政文書管理規程第四十一条第四項及び第五項の記録を含む。) ヘ イからホまでに掲げるもののほか、文書管理者がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(一の項又は二の項に該当するものを除く。) | 五年 |
四 | イ 事務局所管事務上の定例的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書(五の項に該当するものを除く。) ロ 職員の勤務の状況が記録されたもの ハ イからロまでに掲げたもののほか、文書管理者がこれらの行政文書と同程度の保存期間が必要であると認めるもの(一の項から三の項までに該当するものを除く。) | 三年 |
五 | イ 事務局所管事務上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書 ロ 事務局所管事務に係る確認を行うための決裁文書(一の項から四の項までに該当するものを除く。) | 一年 |
六 | その他の行政文書 | 事務処理上必要な一年未満の期間 |
備考 決裁文書とは、意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を監査委員の意思として決定し、又は確認した行政文書をいう。
